電話代行サービスの利用で弁護士業務をスムーズに

  • 弁護士の電話代行利用について

    • 企業や事務所にかかってきた電話を、依頼を受けた業者が受けて応対をするサービスに電話代行があります。

      電話代行は、最近では弁護士事務所でも導入が行われており、特に、個人事務所などでは利便性が高いことからその利用も広まりつつあります。



      弁護士事務所における電話代行の基本的な利用形態は、24時間体制での一時受付の対応、名前・用件・電話番号を聞いての折り返し対応、基本項目と業務マニュアルによる応対、メールによる業務報告、業務報告メールの一斉送信、平日における数コール後の自動転送、休日における24時間の自動転送があります。
      弁護士事務所で電話代行が利用される理由としては、大きくは、業務を遂行する上でのコスト削減や、業務効率の向上があり、中でも、1人事務所の場合には大きな効果が期待できることになります。また、サービスには都心や大都市の一等地の電話番号を借りることが可能な点もあり、対外的に相談者への印象を良くする効果もあります。

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      弁護士が電話代行を利用した場合に、果たして相談者に対して、的確な対応が取られるのかという懸念があります。

      理由としては、案件によるものの、法律関連の場合には聴取事項が多いなど、総じて応対時間が長くなることがあります。まず、サービスでは、基本的には折り返しによる対応が行われ、通常、基本項目等に関しては業務マニュアルに沿って応対が行われます。


      また、コースによっては、マニュアルを更新していくことで専門的な問い合わせにも対応ができるようになっています。
      ただしこの場合、オペレーターにはしっかりと正確に聴取をすることが求められ、相談者が安心できる応対など、事務所側でも事前教育やロールプレイング研修を設けるなどの対応が不可欠となります。